Проект по разработке модели компетенций для полиграфической компании
Отрасль компании: верстка и дизайн полиграфической продукции
Численность отдела: 31 человек
Сроки реализации: 1 месяц
Должности в разработке: дизайнер-верстальщик, корректор, тимлид, руководитель отдела
Предпосылки:

• нет четкого понимания какие навыки и компетенции позволяют быть успешным в должности
• нет определенных soft навыков, которые оцениваются на собеседовании
• рост компании, появление должности тимлид и необходимость формирования мини-команд
• неопределенность по каким критериям необходимо повышать сотрудников в должности

Цель:
разработка модели hard и soft компетенций для ее дальнейшего использования в HR процессах (найм, оценка, обучение, кадровый резерв, увольнение)
Реализация:

• интервью с руководителем отдела и тимлидами
• разработка и согласование модели hard навыков
• разработка и согласование модели soft навыков
• проработка описаний и критериев развития навыков для нескольких уровней компетентности дизайнеров-верстальщиков: junior, middle, senior, expert ( = потенциальный тимлид)
• проработка описаний и критериев развития навыков для корректоров
  
• разработка матрицы компетенций

Результаты:

• создана модель hard навыков для дизайнеров-верстальщиков и корректоров
• модель soft навыков для всех категорий должностей с разными нормативами в зависимости от уровня ответственности должности
• разработана система оценки soft skills
• модель компетенций использована для оценки сотрудников отдела и дальнейшего составления планов по развитию

Проект по внедрению инструмента для аналитики данных мониторинга зарплат в федеральной розничной сети
Отрасль компании: ритейл
Численность: 26 000 сотрудников
Срок разработки: 1 неделя

Предпосылки:

• 360 населенных пунктов с разнообразными тарифными зонами оплаты труда
• стремительный выход конкурентов на территории присутствия сети
• долгий и неструктурированный процесс проведения мониторинга (от 1 месяца)
• текучесть персонала выше 15% в течение квартала в сложных локациях
• сложность с комплектацией магазинов собственным персоналом в виду неконкурентоспособной заработной платы
• запуск нового отдела в магазине - пекарня, как следствие, появление новой рабочей должности «пекарь»
• трудоемкость процесса проведения мониторинга и обоснования выводов для финансовой службы

Цель:
разработать форму для оперативной аналитики на основе данных мониторинга, финансового обоснования расчета
Задачи:

• ежемесячно исследовать актуальный уровень заработной платы конкурентов в различных населенных пунктах
• сократить расходы на ручное проведение мониторинга и ускорить процесс принятия решения
• создать форму Excel для свода данных и автоматизации трудоемкого процесса
• обеспечить рост укомплектованности персонала за счет скорости принятия решения по индексации заработной платы
• снизить текучесть за счет привлекательности заработной платы

Реализация:

• предварительный сбор и анализ информации по действующей системе мониторинга и фактические данные по расходам на персонал за прошедший период
• выбор оптимальных статистических значений для принятия решения по результатам мониторинга: данные 25, 50 и 75 перцентилей, медианы заработных плат по должностям, нормы разницы заработных плат по должностям
• создание шаблона для аналитики информации мониторинга и фактических выплат в Excel
• тестирование шаблона: точность при загрузке разных массивов данных, выявление неточностей, корректировка
• привязка данных шаблона к финансовым результатам магазинов, прогнозирование расходов до конца отчетного периода (год)
• согласование процесса мониторинга с помощью нового шаблона с руководителями подразделения, финансовой службой

Результаты:

• создан шаблон, объединяющий данные в свод и наглядно демонстрирующий лучшее решение с помощью диаграмм и цветовых маркеров
• автоматизирован трудоемкий процесс свода данных в единую форму, что сократило время на обработку до 1 дня
• ежемесячное исследование соответствия уровня заработных плат и данных мониторинга по крупным локациям сети
• снижение текучести персонала по пересмотренным локациям с 15% до 4,7%.
• повышение комплектности собственного персонала до 85% по пересмотренным локациям
• выполнение финансовых показателей %ФОТ к выручке по результатам 2021 года, что подтвердило верный расчет при проведении индексации

Отрасль компании: ритейл
Численность: 5000 человек
>100 объектов

Предпосылки:

• ежегодный трудоемкий процесс по бюджетированию расходов на персонал: согласование общих статей PL, пересылаемые данные без разбивки по объектам
• жесткий % расходов на персонал от выручки
• отсутствие опыта прогнозирования расходов на новый формат магазинов

Цель:
подготовка легко-обновляемого свода в сжатые сроки, с учетом особенностей каждого объекта, возможность в онлайн режиме настраивать коэффициенты и прогнозировать расходы
Задачи:

• анализ фактических расходов прошлого периода по статьям PL, отдельных объектов вверенной территории
• внесение бизнес-показателей и критериев, влияющих на выполнение установленного %ФОТ
• отдельное прогнозирование новых объектов исходя из модели для формата конкурента

Реализация:

• написание макроса Excel для объединения большего количества листов и файлов
• создание точечного расчета расходов на оплату в разбивке по объектам, статьям, периодам, средним показателям
• внесение коэффициентов сезонности, производственных планов, прогнозов открытия
• создание быстро обновляемого свода с учетом бизнес-показателей
• разнесение расходов на OPEX/CAPEX
• сбор данных от подразделений и отделов по прогнозам отдельных статей: охрана труда, обучение, коммуникации, реклама и подбор
• расчет модели по объектам нового формата на основании пожеланий и планов реконструкции
• для выполнения бюджетных показателей было разработано обучение директоров объектов, шаблон прогноза расходов на оплату труда исходя из установленного %ФОТ, графика работы и т.д.

Результаты:

• скорость обработки данных для согласования с помощью макроса увеличилась в 5 раз
• выполнены требования по предоставлению данных для Финансистов и Бизнеса по расчетам действующих объектов, вновь открываемых, прогнозированию нового формата
• создано и проведено обучение по управлению расходами на персонал руководителей подразделений, проводящийся в новом бюджетном году
• выполнены установленные показатели по годовому %ФОТ

Проект по разработке шаблона для управления Плановой Численностью (ПЧ) подразделений компании
Отрасль компании: ритейл
Численность: 26000 человек
21 структурное подразделение
>1500 объектов
от 2 до 5 новых точек ежемесячно

Предпосылки:

• обновление ПЧ каждые две недели велось с ручной корректировкой шаблона Excel, как следствие – высокий % ошибок, низкая скорость обработки, трудоемкий механический процесс
• трехступенчатая система согласования ПЧ с подразделениями
• медленная работа обработки данных ERP-системы SAP
• неэффективный способ расчета численности персонала на основании розничного товарооборота без учета особенностей торговых точек
• сложность в контролировании расходов на оплату труда до закрытия отчетного периода, отсутствие промежуточной отчетности
• отсутствие сводной информации для принятия комплексного решения по вверенным территориям

Цель:
обеспечение внесения быстрых корректировок плановой численности персонала, при изменении фактического товарооборота объектов, с целью выполнения установленных расходов на персонал
Задачи:

• создание простого, наглядного шаблона с актуализированной информацией; визуально дополненного сводом с цветовыми маркировками, с возможностью автоматического обновления данных; ограниченного размера для рассылки
• сократить сроки загрузки ПЧ в SAP систему за счет оптимизации времени сбора обновления и принятия корректировок
• доработка совместно с центральным офисом (ЦО) калькулятора производительности магазинов, основанного на 21 критерии
• обучение функциональных подразделений и передача экспертизы по основным принципам работы ПЧ и Калькулятора
• внесение в шаблон прогноза по расходам на персонал пообъектно

Реализация:

• создание шаблона в Excel с использованием макросов
• конструирование шаблона: написание формул, калькуляция расчета ПЧ и загрузка данных Калькулятора производительности, коэффициентов для расчета прогноза по расходам на персонал
• отбор данных, влияющих на бизнес-показатели и создания аналитического свода
• принятие экспертизы работы Калькулятора, подготовка внутреннего обучения на вверенной территории для подразделений розницы
• обучение структурных подразделений принципам работы с ПЧ, консультация и помощь в работе
• создание прогноза расходов на персонал с учетом коэффициента комплектности и Калькулятора производительности

Результаты:

• создан шаблон ПЧ, позволяющий в течение минуты актуализировать изменение информации, визуализирующий итоги свода, вес файла сокращен с 10 до 4 Мб
• сокращены сроки подготовки ПЧ с 2 дней до 4 часов
• лидер среди 8 дивизионов по практическому применению Калькулятора производительности и обучению его использования Бизнеса
• выполнение ФОТ расходов на персонал с экономией в 0,2% за 2020 год
• точность прогноза 5,7%
• в дополнение, запуск нового направления и создания на базе логики расчета необходимой численности для Пекарни

Проект по разработке дополнительной системы мотивации региональных менеджеров по персоналу
Отрасль компании: федеральный ритейл
Численность HR подразделения: 26 сотрудников

Периодичность итогов: ежемесячно
Период действия: квартал

Предпосылки:

• жесткие каскадированные годовые и квартальные цели для сотрудников подразделения без учета особенностей вверенной территории
• дополнительный объем бизнес-задач в условиях пандемии, не предполагаемый при постановке KPI в начале года
• низкая вовлеченность сотрудников в сложных локациях, невысокие места в общих рейтингах из месяца в месяц
• отсутствие признания личного вклада сотрудников за работу с персоналом вверенного подразделения по дополнительным целям бизнеса

Цель:
разработать рейтинговую систему для сотрудников HR подразделения, мотивирующую на решение дополнительных бизнес-задач посредством ежемесячного среза достижений, с прозрачной системой расчета данных
Задачи:

• определить показатели и факторы, влияющие на результат бизнеса
• определить методику расчета и подведения промежуточных итогов
• ежемесячный сбор информации, презентация результатов и выявление лидера рейтинга

Реализация:

• выбор и согласование 9 показателей оценки, включение их в расчет рейтинга
• выбор методики расчета, построение шкалы рейтинга, замер параметров до старта проекта
• транслирование участникам рейтинга стартовых данных, цели и задачи рейтинга, объявление главного приза по итогам квартала
• ежемесячный расчет 9 параметров и подведение промежуточных итогов
• консультирование участников по вопросам управления целями, средствами их достижения, проведение отдельных встреч

Результаты:

• создан шаблон рейтинга, актуализирующий информацию 17 отчетов подразделения
• улучшились показатели сотрудников в сложных локациях в среднем на 5 пунктов рейтинга
• впервые сотрудники подразделения попали в 30-ку лучших общего рейтинга из 250 мест
• достигнуты сложные KPI подразделения по текучести персонала и снижению количества отпускных дней сотрудников розницы в отдельных подразделениях
• участники первых 3 мест рейтинга были награждены ценными призами

Отрасль компании: верстка и дизайн полиграфической продукции
Количество участников: 7 человек
Срок проведения: 2 дня
Предпосылки:

• динамичный рост компании
• развитие сразу в нескольких принципиально разных направлениях
• нет распределения ответственности за результаты

Цель:
определить направление развития компании на год и разработать план достижения поставленных целей
Реализация:

• проведение ряда упражнений для проблематизации и утверждения задач на стратегическую сессию
• определение концепции и проработка сценариев развития компании, критическая оценка вариантов
• построение коммуникации между руководителями, эксперсс-отработка проявившихся конфликтов

Результаты:

• проведен SWOT анализ компании
• выявлены проблемные и опасные для компании точки
• определены бизнес-процессы, которые нужно дорабатывать, распределены по критерию важности/срочности
• проработан жизненный цикл продукта
• определен путь в котором будут развиваться отделы
• выстроена коммуникация между руководителями отделов
• распределены задачи, обозначены сроки, и согласованы зоны ответственности каждого участника
• проработаны и согласованы критерии успешного выполнения задач

Отрасль компании: федеральный билетный оператор
Количество участников: 51 человек
Срок проведения: 1 день
Предпосылки:

• отделы не знают чем занимаются коллеги, происходит обесценивание труда друг друга
• сложно договориться, построить эффективную коммуникацию
• долгие совещания

Цель:
создать предпосылки к улучшению коммуникации между отделами, сформировать у каждого сотрудника понимание влияния каждого члена команды на результаты компании в целом
Реализация:

• теоретическая часть по модели 5 пороков команды Патрика Ленсиони
• практические упражнения, погружающие сотрудников в проблемы и задачи смежных отделов
• упражнения для вскрытия недовольства и скрытых внутренних конфликтов
• упражнения на совместные решения задач и выстраивание взаимодействий

Результаты:

• глубокое погружение в проблематику командного взаимодействие
• осознание значимости функций каждого отдела для работы компании
• выстроены договоренности, которые помогут упростить взаимодействие в повседневной работе

Тренинг для администраторов гостиниц
Отрасль компании: сеть мини-отелей
Количество участников: 15 человек
Срок проведения: 1 день
Предпосылки:

• нет сформированного понимания заботливого клиентского сервиса
• нет технологии решения конфликтов с клиентами
• у сотрудников регулярно возникает желание проигнорировать "сложных" гостей
• высокая текучесть на должности администратора

Цель:
продемонстрировать как гостеприимство влияет на отношения клиента к отелю и сотрудникам, работающим в нем, а также отработать на практике спорные ситуации, возникающие в процессе работы
Задачи:

• сформировать у администраторов сети отелей понимание заботливого клиентского сервиса
• научить инструментам снятия возражений и решениям конфликтов
• сформировать терпимое и благоприятное отношение к любым гостям
• снять сопротивление к исполнению сервисной функции
• осознание сотрудниками своего вклада в развитие компании, ответственности за ее процветание, взаимосвязи своего дохода с доходом компании

Результаты:

• сформировано понятие хорошего сервиса
  
• освоены технологии оказания услуг высокого качества и техники эффективной коммуникации
• изучены механизмы возникновения и развития конфликта, а также алгоритмы решения конфликтных ситуаций
• отработаны навыки: коммуникации, саморегуляции, управления конфликтом и стрессом, перевод негатива в позитив

Тренинг по работе с сотрудниками для управляющих гостиниц
Отрасль компании: сеть мини-отелей
Количество участников: 12 человек
Срок проведения: 1 день
Предпосылки:

• представление, что работа с сотрудниками ограничивается формальным собеседованием и несколькими замечаниями в процессе работы
• нет алгоритма проведения собеседований
• пробелы в знаниях законодательства в работе с сотрудниками
• нет навыков работы со сложными подчиненными

Цель:
разобрать все этапы работы с подчиненными от собеседования до увольнения, освоить навыки проведения собеседований, предоставления развивающей обратной связи, решения конфликтов
Реализация:
1. теоретический блок включает вопросы:

• модель поэтапного развития руководителя
• профиль должности
• модель компетенций
• алгоритм и структура проведения собеседований с примерами вопросов разной степени сложности
• краткий разбор процессов: наставничество, адаптация, обучение и оценка
• принципы и правила предоставления обратной связи
• законодательные аспекты работы с сотрудниками
• принципы работы со сложными подчиненным

2. практические упражнения направлены на:

• вскрытие и осознание проблем в работе с подчиненными
• осознание своих пробелов как руководителя
• отработку навыков составления профиля сотрудника
• навыков проведения собеседований
• навыков передачи обратной связи

3. большая раздатка с примерами вопросов для собеседований и подробным теоретическим блоком
Результаты:

• освоен алгоритм создания профиля должности
• отработан навык подготовки и проведения полноценных собеседований
• освоена информация как интегрировать процесс обратной связи во все виды взаимодействия с подчиненными и коллегами
• освоены особенности работы со «сложными» подчиненными
• освоена процедура увольнения с законодательной и морально-психологической стороны
• построена связь между личностью руководителя и успехами подчиненных

Отрасль компании: сеть розничных магазинов по продаже мясной и рыбной продукции
Количество участников: 315 человек
Срок проведения: 14 тренинговых дней
Предпосылки:

• не было единых стандартов обслуживания, отсутствовал узнаваемый сервис
• качество услуг отличалось от магазина к магазину
• не обращали внимание на дополнительные продажи и выявление потребностей
• не было регулярного мониторинга качества сервиса с помощью тайного покупателя

Цель:

• сформировать культуру клиентоориентированности
• сформировать и внедрить стандарты коммуникации и работы с клиентами на всех этапах общения с клиентами во всех торговых точках сети
• повысить уровень продаж
• повысить уровень вовлеченности на всех уровнях персонала. Принятие участниками ответственности за свою роль в рабте

Реализация:

• с ЛПР утверждены стандарты сервиса в сети
• программа скорректирована под конкретный запрос
• проведены 14 тренингов для 315 человек

В программу были включены темы:

• техники увеличения среднего чека
• выявление потребностей
• способы повышения лояльности клиентов
• составляющие идеального сервиса, ожидания клиентов
• приемы коммуникации с различными типами людей
• отработка стандартов по каждому из этапов работы с клиентом
• сложные ситуации и конфликты
• первый вопрос к покупателю – когда его задать?
• техники постановки вопросов. Мягкий перехват инициативы в разговоре
• презентация товара
• в чем выгода вашего товара для покупателя
• обоснование преимуществ
• вовлечение человека в процесс покупки
• техники аргументации
• техника завершения продажи
• как оставить приятное впечатление

Результаты:

• все продавцы региональной сети одновременно получили базовые знания стандартов сервиса
• внедрены проверки тайного покупателя и отслеживается их динамика
• средний чек увеличился за счет дополнительных продаж
• выросло количество положительных отзывов о приятном обслуживании

Для проведения оценки предварительно разработана модель компетенций для отдела дизайна по soft skills
Отрасль компании: верстка и дизайн полиграфической продукции
Численность отдела дизайна: 31 человек
Сроки реализации: 3 недели
Предпосылки:

• необходимость разработки индивидуальных планов развития
• необходимость формирования кадрового резерва
• открытие должностей тимлид

Цель:
оценить степень развития у сотрудников отдела дизайна soft skills, необходимых для качественного выполнения своих задач и соответствия корпоративной культуре компании
Реализация:

• подготовка пиар-акции для популяризации опроса и трансляции прозрачных целей мероприятия
• выбор платформы для проведения оценки
• формирование шаблонов для проведения онлайн-опроса
• анализ полученных данных, построение социометрической матрицы
• составление индивидуальных резюме по уровню проявленных компетенций

Результаты:

• выявлен средний уровень развития компетенций сотрудников
• определен уровень кадрового потенциала компании
• определены сотрудники для дальнейшего развития и повышения до тимлида
• выявлено несколько скрытых конфликтов внутри отдела и между командами
• предоставлены структурированные резюме для дальнейшей передачи развернутой обратной связи
• составлены рекомендации по методам развития компетенций

Опрос проходил в онлайн формате на бесплатной платформе.

Отрасль компании: сеть полиграфических центров
Количество сотрудников: 95 человек
Сроки реализации: 2 недели
Предпосылки:

• Резкий скачок текучести персонала
• Переход в управлении персоналом в гибридный формат
• Проблемы в коммуникации

Цель:
оценить уровень вовлеченности в работу компании и уровень эмоционального выгорания сотрудников

Реализация:

• сбор цифровой информации: текучесть, стаж работы, стоимость подбора
• помощь HR'у компании в информировании сотрудников о предстоящем опросе
• 5 интервью с руководителями центров по 7 смысловым блокам
• анализ полученных данных
• презентация предложений и плана мероприятий по улучшению ситуации в компании

Результаты:

• выявлен % вовлеченности, даны рекомендации по улучшению показателя, касающиеся постановки целей, предоставления обратной связи, стратегического планирования, обучения, уровня менеджмента, качества внутренних коммуникаций
• оцифровка шкал позволила "подсветить" проблемные локации, даны рекомендации по точечной работе с факторами вовлеченности и эмоционального выгорания
• выявлены слабые места компании по итогам анализа ответов сотрудников на открытые вопрос, даны рекомендации по формату дальнейшей работе над недостаткам